Waldemar Erdmann     

Viele Unternehmen haben den Vorteil einer online Reisekostenabrechnung für Mitarbeiter erkannt. Diese ermöglicht den Antrag auf Reisekosten an jedem Ort der Welt.
Frau Dang Cam Duy Nguyen hat sich in Ihrer Diplomarbeit vom Okt 2008 mit dem Thema “Spesenmanagement Software” u.a. die wirtschaftliche Seite einer Reisekostenabrechnung-Software angeschaut.

Sie erhalten hier einen kleinen Abzug daraus:

Die Wirtschaftlichkeit der Spesenberechnung-Software liegt nicht nur dabei, dass sie den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung auf ein Minimum an Verwaltungsaufwand reduziert und die Bearbeitungszeiten wesentlich verkürzt, sondern auch beim professionellen Reporting über das Internet. Ohne eine Abrechnungssoftware verschwenden Unternehmen immer noch viel Geld, da die Reisekostenabrechnung häufig noch auf traditionellem Wege mit Papier stattfindet.

In rund Zwei Drittel aller Firmen sammeln die Mitarbeiter, wie seit 50 Jahren, Bewirtungsbelege und Tankquittungen, tragen die Kosten in selbst erstellten Excel-Tabellen- oder Wordprogrammen ein und reichen das Zahlenwerk dann an den Manager weiter. Der prüft und genehmigt und gibt den Papierstoß an die Buchhaltung weiter. Die zahlt dann – Wochen später das Geld aus. Dieser ganze Prozess kostet viel Zeit – und damit Geld. Dabei gibt es in diesem Bereich hohe Einsparpotenziale.

Die Verwaltungskosten betragen 3,4 Prozent der direkten Geschäftsreisekosten für Flüge, Unterkunft und Verpflegung, zeigt die Studie “European Expense Management 2008″.Beratung A.T. Kearney. Je 1000 Euro Reisekosten fallen 340 Euro Kosten allein für die Verwaltung der Reise an. Mit Hilfe von einer Software zur Abrechnung der Reisekosten sinken die Prozesskosten bis zu 50 Prozent.

Da die europäischen Großunternehmen pro Mitarbeiter 323 Euro jährlich für die Verwaltung von Geschäftsreisen ausgeben, liegt hier noch riesiges Einsparpotenzial brach. Die Zahl der Unternehmen, die in Deutschland schon Software für die Abrechnung von Reisen nutzen, schätzt Andrea Zimmermann, Leiterin Internat Services bei Woolworth in Frankfurt, trotzdem auf „höchstens ein Drittel“. Tendenz allerdings steigend, weil immer mehr Firmen erkennen, dass mit Hilfe von Abrechnungssoftware Verwaltungskosten deutlich senken werden können. Bei einigen Anbietern muss die Software auf dem PC installiert werden wie z.B. Lexware GmBH & Co. KG, G.O.D GmbH etc. Das ist natürlich Nachteil, einerseits falls steuerliche Regelungen oder neue Sätze für Auslandspauschalen entstehen, müssen die Unternehmen neue Version der Software kaufen, alle PCs einsammeln und neu installieren, andererseits müssen die Benutzer immer an diesen Rechnern arbeiten.

Eine bessere Lösung ist die komplett webbasierte Spesenberechnung-Software wie rexx systems SPESEN. Unternehmen, die Reisekostensoftware einsetzen, verfügen meist über sehr gute Reporting-Möglichkeiten. Mit diesem Internetmodul ‚Webreise‘ ist jeder Mitarbeiter im Portal unabhängig von Zeit und Ort, seine Reisen zu erfassen, abzurechnen und kann jederzeit den aktuelle Status des Reiseantrags nachvollziehen, ob „genehmigt“ oder „abgelehnt“. Wenn „abgelehnt“, dann bekommt er seinen Antrag zurück, und kann ihn sofort korrigieren. Über Kontaktcenter und per Email wird der Manager oder Sachbearbeiter informiert und kann den Status des Antrags verändern. Zudem ist schnell überprüfbar, ob die Reisekosten bereits an den jeweiligen Mitarbeiter ausgezahlt wurden. Damit können die Unternehmen Zeit und Geld sparen. Ein anderer großer Vorteil ist, dass die neuen steuerlichen Regelungen oder neuen Spesensätze bei der Software automatisch berücksichtigt und aktualisiert werden. Damit sinken nicht nur die Koordinations- und Kommunikationskosten. Die Prozesse bei online Anträgen sind wesentlich schlanker und somit schneller.

…